1. Teamtailorin palvelun kautta tapahtuvaa rekrytointia koskeva yksityisyydensuojakäytäntö
Tämän rekrytointien käsittelyyn ja palkkausprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitetun palvelun (”palvelu”) tarjoaa Teamtailor Lieke Asianajotoimisto Oy:n (”rekisterinpitäjä”, ”me” jne.) puolesta. On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt (”käyttäjät”) tuntevat olonsa turvalliseksi ja saavat tietoa siitä, miten käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjien henkilötietoja tämän yksityisyydensuojakäytännön (”yksityisyydensuojakäytäntö”) mukaisesti.
2. Yleistä
Olemme tämänhetkisen tietosuojalainsäädännön mukaan henkilötiedoista vastaava rekisterinpitäjä. Käyttäjien henkilötietoja käsitellään tarkoituksena hallinnoida ja helpottaa työntekijöiden rekrytoimista yritykseemme.
3. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa käyttäjien palveluun luovuttamien tai palvelun käytön puitteissa muulla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelemisestä.
3.1. Miten ja milloin keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjiltä heidän henkilötietojaan, kun käyttäjät
- lähettävät työhakemuksensa palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- käyttävät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
- antavat itsestään tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.
Keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Facebookista ja LinkedInistä sekä muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti tai palvelumme automaattisesti.
Joissakin tapauksissa nykyiset työntekijämme voivat antaa suosituksia mahdollisista työnhakijoista. Nämä työntekijät lisäävät palveluun tällaisten potentiaalisten hakijoiden henkilötietoja. Tällaisissa tapauksissa potentiaalista työnhakijaa pidetään tämän yksityisyydensuojakäytännön puitteissa käyttäjänä, ja hänelle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.
3.2. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero ja valokuva. Vain rekrytointiprosessin kannalta olennaisia tietoja kerätään ja käsitellään.
3.3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on hallinnoida rekrytointiprosessia ja toteuttaa rekrytointeja. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etumme yksinkertaistaa ja helpottaa rekrytointia ja toteuttaa rekrytointeja.
Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia henkilötietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen. Tällaisia tietoja ei näin ollen pidetä henkilötietoina.
3.4. Rekisteröidyn suostumus
Käyttäjät antavat suostumuksensa siihen, että rekisterinpitäjä voi kerätä heitä koskevia tietoja käyttäjän ilmoittamalta suosittelijalta. Tällöinkin kerättävät tiedot ovat jätetyn hakemuksen käsittelyn ja rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia. Käyttäjältä voidaan erikseen pyytää suostumus erillistä soveltuvuusarvioinnin toteuttamista varten.
Käyttäjillä on oikeus perua antamansa suostumus milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
3.5. Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa kolmannessa maassa, jossa on Euroopan Komission mukaan riittävä tietosuojataso, tai niitä käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sellaiset sitovat sopimukset, jotka edellyttävät kolmansiin maihin tehtävien tiedonsiirtojen oikeusperusteen täydellistä noudattamista (Privacy Shield -järjestely), tai muut alihankkijat, joilla on käytössään riittävät turvatoimet niiden rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi, joiden tietoja siirretään. Jos haluat lisätietoa riittävistä turvatoimista, ota meihin yhteyttä kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
3.6. Miten pitkään henkilötietoja käsitellään
Säilytämme ja käsittelemme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen yllä olevien tarkoitusten täyttämiseksi. Työnhakija (käyttäjä) voi olla meille kiinnostava myös tulevien rekrytointien kannalta, ja siksi saatamme säilyttää käyttäjien henkilötietoja, kunnes ne eivät enää ole tärkeitä mahdollisten tulevien rekrytointien kannalta kuitenkin enintään 6 kuukautta hakemuksessa tarkoitetun rekrytoinnin päättymisestä. Jos käyttäjät eivät halua henkilötietojaan käsiteltävän tässä tarkoituksessa (tulevissa rekrytoinneissa), pyydämme ottamaan yhteyttä kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.
3.7. Käyttäjien oikeudet
Käyttäjillä on oikeus pyytää tietoa käsittelemistämme henkilötiedoista lähettämällä kirjallisen pyynnön kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Käyttäjillä on oikeus saada yksi (1) jäljennös heille kuuluvista henkilötiedoista maksutta. Seuraavista jäljennöksistä rekisterinpitäjällä on oikeus veloittaa kohtuullinen korvaus pyynnön aiheuttamien hallinnollisten kulujen pohjalta.
Käyttäjillä on oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisuun tarvitaessa pyytämällä sitä kirjallisesti kohdassa 9 ilmoitettujen yhteystietojen kautta. Käyttäjällä on oikeus vaatia tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus vastustaa käsittelyä oikeutetun edun perusteella tietyissä olosuhteissa.
Käyttäjillä on oikeus perua kaikki suostumukset, jotka on annettu rekisterinpitäjälle tietojen käsittelemiseksi. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa sitä, etteivät käyttäjät voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muuten käyttää palvelua.
Käyttäjillä on tietyissä olosuhteissa oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti toisten oikeuksiin tai vapauksiin.
Käyttäjillä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä, mikäli käyttäjät ovat sitä mieltä, että henkilötietojen käsittely on tietosuojalainsäädännön vastaista.
4. Turvallisuus
Yksityisyydensuoja on meille ensisijaisen tärkeä asia ja teemme siksi ahkerasti töitä sen eteen, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään äärimmäisen huolellisesti. Ryhdymme kaikkiin toimenpiteisiin, joita meiltä voidaan kohtuudella odottaa, varmistaaksemme, että käyttäjien ja muiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän yksityisyydensuojakäytännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
5. Henkilötietojen siirto kolmannelle osapuolelle
Emme myy tai muullakaan tavoin siirrä käyttäjien henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Saatamme siirtää käyttäjien henkilötietoja
- toimittajillemme ja alihankkijoillemme, jotka toimivat käsittelijöinä ja alihankkijana toimivina käsittelijöinä ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi
- viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille tilanteissa, joissa epäillään rikosta tai epäasiallista käytöstä
- viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaisen määräys sitä edellyttää.
Siirrämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan sellaisille kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valikoimme yhteistyökumppanimme tarkkaan varmistaaksemme, että käyttäjien henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavasti luokiteltavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: Teamtailor palvelun tarjoajana, palvelin- ja verkkohotelliyritykset, sähköpostiyritykset, videonhallintayritykset, tiedonhakuyritykset, analyysipalveluyritykset ja muut yritykset, joiden toiminta liittyy palvelun tarjoamiseen.
6. Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)
Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä mitään tietoja, jotka voidaan yhdistää yksittäisiin henkilöihin, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.
7. Evästeet
Kun käyttäjät käyttävät palvelua, käytöstä voidaan tallentaa tietoja evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelun käytön yhteydessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme käyttäjien kokemusta palvelun käytöstä ja kerätäksemme tietoja esimerkiksi palvelun käyttötilastoista. Tämä tehdään palvelun toiminnan varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden kautta kerätyt tiedot voivat joissakin tapauksissa tarkoittaa henkilötietoja; lue lisää evästekäytännöstämme (linkki käytäntöön: Evästeet).
Käyttäjät voivat milloin hyvänsä estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa asetuksia. Evästeiden estäminen voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi estää joidenkin palvelun ominaisuuksien käytön.
8. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä milloin tahansa muutoksia tai lisäyksiä yksityisyydensuojakäytäntöömme. Yksityisyydensuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelusta.
9. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysymyksiä tai haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä tai olla meihin yhteydessä muissa asioissa, ota yhteyttä seuraavasti: Lieke Asianajotoimisto Oy, privacy@lieke.com.