Tietosuojailmoitus
Lieke Asianajotoimisto Oy (”Lieke”) käsittelee osana rekrytointiprosessia työnhakijoiden henkilötietoja. Lieke toimii käsittelyssä rekisterinpitäjänä ja noudattaa käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä mukaan lukien tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) ja tietosuojalakia (1050/2018). Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, mitä henkilötietoja Lieke kerää sekä miten ja mitä tarkoitusta varten henkilötietoja käsitellään. Tietosuojailmoituksessa kuvataan myös, miten henkilötietoja siirretään kolmansille tahoille sekä miten voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi.
Tämä tietosuojailmoitus koskee työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyä.
Lisätietoa sivuston käyttämistä evästeistä löydät evästekäytännöstämme.
1. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT
Lieke Asianajotoimisto Oy
Y-tunnus: 1086165-6
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki, Finland
Yhteystiedot tietosuojaa koskevissa asioissa
Sähköposti: privacy@lieke.com
Puhelin: +358 9 6844 410
2. MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME JA MIHIN TARKOITUKSIIN
Lieke käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessien hallinnointia ja rekrytointien toteutusta varten.
Alla on kuvattu tarkemmin, mitä henkilötietoja Lieke voi käsitellä sekä käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste.
-
Ehdokkaita koskevat tiedot ja työhakemuksen tiedot, mukaan lukien etu- ja sukunimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, osaamis-, koulutus-, työkokemus- ja tutkintotiedot sekä työhakemukseen sisältyvät mahdolliset muut tiedot.
-
Rekrytointiprosessissa kerätyt muut tiedot, kuten muistiinpanot työhaastatteluista tai keskusteluista, rekisteröidyn nimeämän suosittelijan antamat tiedot ja mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tiedot.
-
Suosittelijan tiedot, mukaan lukien nimi, sähköposti, organisaatio ja tehtävänimike.
Tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella käyttää tietoja rekrytointiprosessien toteutusta ja hallinnointia varten. Soveltuvuusarvioinnin tekemiseen pyydämme aina suostumuksen etukäteen. Tietoja voidaan käyttää myös työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. Tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin suostumuksen perusteella.
Henkilötiedot, joita käsitellään kokonaisanalyysia tai markkinatutkimusta varten, muunnetaan aina tunnistamattomiksi. Tällaisia tietoja ei voida käyttää tietyn käyttäjän tunnistamiseen, eivätkä ne näin ollen ole henkilötietoja.
3. MISTÄ HENKILÖTIEDOT SAADAAN
Henkilötietoja kerätään pääosin rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi henkilötietoja voidaan saada työnhakijan nimeämiltä suosittelijoilta, rekrytointia suorittavalta palveluntarjoajalta tai rekisteröidyn suostumuksella soveltuvuusarvioinnin palveluntarjoajalta.
4. TIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA MUUT VASTAANOTTAJAT
Henkilötietoja luovutetaan Liekkeen palveluntarjoajille, jos palvelun toteuttaminen edellyttää kyseisten henkilötietojen käsittelyä. Näitä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi rekrytointiprosessin palveluntarjoaja, soveltuvuusarvioinnin palveluntarjoaja sekä rekrytointialustan palveluntarjoaja. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa lainsäädännön tai viranomaismääräyksen edellyttäessä kolmansille osapuolille.
5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISEN PERIAATTEET
Henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan sekä rekrytointipalvelussa kuuden kuukauden ajan. Tämän jälkeen rekrytointi- ja rekrytointiprosessitiedot säilytetään lainsäädäntöön sisältyvän kanneajan ja kohtuullisen reagointiajan. Antamallasi suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös erikseen suostumuspyynnössä yksilöidyn ajan, ja käyttää tulevissa rekrytointiprosesseissa.
6. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Lieke käyttää kuitenkin ulkoisen palveluntarjoajan (TeamTailor) rekrytointiohjelmapalvelua, joka varaa oikeuden siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Mahdolliset henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä asianmukaisia suojatoimia sekä siirtoperusteita soveltaen. Palveluntarjoajan suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn voi tutustua palveluntarjoajan verkkosivuilla.
7. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.
Tietoihin on käyttöoikeus vain Liekkeen palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, joiden työtehtävien suorittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Henkilöstöltä ja yhteistyökumppaneilta edellytetään sitoutumista rekisterin henkilötietojen salassapitoon.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Huomioithan, että oikeuksien tarkempi soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta.
Rekisteröidyn pyydetään lähettämään oikeuksiaan koskevat pyynnöt sähköpostitse osoitteeseen: privacy@lieke.com
Pääsääntöisesti rekisterinpitäjä ei peri pyynnön käsittelystä maksua rekisteröidyltä. Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat kuitenkin ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, kuten esimerkiksi jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi periä rekisteröidyltä pyynnön käsittelystä aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
8.1 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, sekä tietosuojalainsäädännössä määritellyt tiedot henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
8.2 Oikeus tietojen taskastamiseen ja oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan henkilötiedon korjaamista.
8.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että:
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsitellään;
- rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
8.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tarkoittaa sitä, että rajoituksen kohteena olevia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain:
- rekisteröidyn suostumuksella
- oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- toisen luonnollisen tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi
- tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, että rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
8.5 Oikeus vastustaa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä erityisen henkilökohtaisen tilanteen perusteella, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin Lieke lopettaa tietojen käsittelyn, paitsi jos käsittely on sallittu tietosuoja-asetuksen mukaisen poikkeuksen perusteella.
Lisäksi rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa suoramarkkinointia ilman eri perusteluja.
8.6 Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyn henkilötiedot voidaan kuitenkin säilyttää, mikäli rekisterinpitäjään kohdistuvan, lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattaminen edellyttää henkilötietojen säilyttämistä.
8.7 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
8.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
9. MUUTOKSET
Lieke voi päivittää tietosuojailmoitusta tietojenkäsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuvien muutosten vuoksi.
--------------
Privacy notice
Lieke Attorneys Ltd ("Lieke") processes personal data of job applicants as part of the recruitment process. Lieke is the controller of personal data and processes the personal data in compliance with applicable data protection legislation, including the General Data Protection Regulation (EU 2016/679) and the Data Protection Act (1050/2018). This Privacy Notice describes the personal data that Lieke collects and how and for which purposes the personal data are processed. The Privacy Notice also describes how personal data are transferred to third parties and how you can exercise your rights related to the processing of personal data.
This Privacy Notice concerns the processing of personal data of job applicants.
For more information about the cookies used on our website, please see our Cookie Policy.
1. CONTACT INFORMATION OF THE CONTROLLER
Lieke Attorneys Ltd
Business ID: 1086165-6
Aleksanterinkatu 11, 00100 Helsinki, Finland
Contact information for data protection matters
E-mail: privacy@lieke.com
Telephone: +358 9 6844 410
2. What personal data we process and for what purposes
Lieke processes personal data of job applicants for the management of the recruitment processes and the implementation of recruitment.
Please find below a more detailed description of the personal data that Lieke may process, the purpose of the processing and the legal basis for the processing.
-
Job applicants’ and application’s details, including first and last name, telephone number and email address, information on skills, education, training, work experience and degrees, and any other information included in the job application.
-
Other information collected in the recruitment process, such as notes from the interviews or discussions, information provided by a referee named by the data subject and information from any possible aptitude assessment.
-
Referee’s information, including name, email address, organisation and title.
The data is processed on the basis of a legitimate interest to use the data for the implementation and management of the recruitment processes. Prior consent will always be sought for any aptitude assessment. The data may also be used to carry out pre-employment measures at the request of the data subject. The data may be used to direct marketing based on a consent.
Personal data processed for overall analysis or market research will always be anonymised. Such data cannot be used to identify a specific user and is therefore not personal data.
3. Where personal data is obtained from
Personal data is mainly collected directly from the data subject. In addition, personal data may be obtained from referees named by the job applicant, a recruitment service provider or, with the consent of the data subject, the aptitude assessment service provider.
4. Processors and other recipients of data
Personal data is disclosed to Lieke's service providers if the provision of the service requires processing of such personal data. These service providers include, for example, the recruitment process service provider, the aptitude assessment service provider and the recruitment platform service provider. In addition, data may be disclosed to third parties where required by law or order of an authority.
5. Principles for the storage of personal data
Personal data is stored for the duration of the recruitment process and in the recruiting service for six months. After this, the recruitment and recruitment process data will be stored for the legal claim period set out in legislation and a reasonable response time. With your consent, personal data may also be stored for the period specified in the request for consent and used in future recruitment processes.
6. Transfer of data outside the EU or EEA
In general, personal data will not be transferred outside the EU or EEA. However, Lieke uses the recruitment platform service of an external service provider (TeamTailor), which reserves the right to transfer personal data outside the EU or EEA. Any possible transfers of personal data outside the EU or EEA are carried out by applying the appropriate safeguards and transfer mechanisms required by the General Data Protection Regulation. You can familiarize yourself on the processing of personal data by the service provider on the service provider's website.
7. Principles for the protection of the register
Appropriate technical and organisational measures are taken to ensure the data security of the register and the confidentiality, integrity and availability of personal data.
Only persons employed by Lieke or its authorised operators, whose duties require the processing of personal data, have access to the data. The register data are protected by personal user IDs and passwords. Personnel and partners are required to undertake to maintain the confidentiality of personal data in the register.
8. Rights of the data subject
The data subject has the rights under data protection legislation. Please note that the specific application of these rights in each individual situation will depend on the purpose and context for which the personal data is processed.
The data subject is requested to send any requests concerning their rights by e-mail to: privacy@lieke.com
In general, the controller will not charge a fee for processing the request from the data subject. However, if the data subject's requests are manifestly unfounded or unreasonable, for example because of their repetitive character, the controller may charge the data subject a reasonable fee based on the administrative costs of processing the request.
8.1 Right of access by the data subject and the right to obtain a copy of personal data
The data subject has the right to obtain confirmation as to whether their personal data is being processed, as well as information on the processing of personal data as defined in data protection legislation. In addition, the data subject has the right to obtain a copy of the personal data being processed.
8.2 Right to review and rectification
The data subject has the right to review what information concerning them has been stored in register. The data subject has the right to request the rectification of incorrect or inaccurate personal data.
8.3 Right to erasure
The data subject has the right to obtain the erasure of personal data concerning them without undue delay, when
- the personal data is no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed;
- the data subject withdraws consent on which the processing is based and where there is no other legal ground for the processing;
- the personal data has been unlawfully processed; or
- the personal data has to be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law.
8.4 Right to restriction of processing
Restricting the processing of personal data means that the personal data subject to the restriction may be processed, in addition to being stored, only:
- with the consent of the data subject
- for the establishment, exercise or defence of a legal claim
- for the protection of the rights of another natural or legal person
- for reasons of important public interest of the Union or of a Member State
The data subject has the right to obtain from the controller restriction of processing, if
- the accuracy of the personal data is contested by the data subject, in which event the processing is restricted for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data;
- the processing is unlawful, and the data subject opposes the erasure of the personal data and requests the restriction of their use instead;
- the controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by the data subject for the establishment, exercise or defence of a legal claim.
8.5 Right to object
The data subject shall have the right to object, on grounds relating to their personal situation, the processing of personal data if the processing is based on a legitimate interest. In such cases, processing of data must be ceased, unless the processing is allowed under an exception in accordance with the General Data Protection Regulation.
In addition, the data subject has the right to object to direct marketing at any time, without reason.
8.6 Right to withdraw consent
Where the processing of personal data is based on the data subject's consent, the data subject has the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. However, the personal data of the data subject may be retained if the retention of the personal data is necessary to comply with a legal obligation imposed on the controller.
8.7 Right to data portability
The data subject has the right to receive the personal data concerning them, which they have provided to a controller, in a structured, commonly used and machine-readable format and the right to transmit those data to another controller, where technically feasible.
8.8 Right to lodge a complaint with a supervisory authority
The data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority if the data subject considers that the processing of personal data relating to them infringes the applicable data protection regulation.
9. Changes
Lieke may update the Privacy Notice due to changes in data processing or applicable law.
